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Come condividere automaticamente la cartella Gmail con un altro utente insieme alle e-mail

13 de Ottobre de 2022

Gmail rimane uno dei servizi di posta elettronica più popolari in circolazione. Del resto, per oltre il 70% degli utenti nel mondo, l’utilizzo di un dispositivo Android e di un account Google è uno dei requisiti principali per utilizzare correttamente il sistema operativo. Sebbene Gmail abbia diverse funzioni utili, non ha la possibilità di condividere e-mail con altri utenti. Tuttavia, puoi fare lo stesso con Google Drive.

Ovviamente puoi inoltrare un’e-mail ad altri destinatari o persone. Non sarebbe fantastico poter inviare tutte le email sotto una particolare etichetta o cartella con più utenti? I casi d’uso qui sono infiniti. Sia che tu voglia condividere tutte le tue fatture e spese con la tua CA o che tu sia un’organizzazione che desidera condividere più domande di lavoro con le Risorse umane, apprezzerai sicuramente questa funzione.

Bene, dal momento che non fa parte di Gmail per impostazione predefinita, esiste una soluzione alternativa che puoi utilizzare sotto forma di estensione di Chrome. Ti guideremo e ti spiegheremo come condividere automaticamente una cartella o un’etichetta Gmail con un altro utente insieme alle e-mail.

Che cos’è un’etichetta condivisa in Gmail?

Puoi aggiungere un’etichetta a ogni email che ricevi in ​​Gmail. Puoi scegliere tra etichette esistenti o creare la tua etichetta personalizzata. Questi tag sono essenzialmente come cartelle. Quindi, se aggiungi un’etichetta particolare a un’e-mail, puoi trovare tutte le e-mail con quell’etichetta in una cartella.

Etichette Gmail

Supponi di ricevere diverse email dalla tua banca. Aggiungendo un tag “Banca” a tutte quelle e-mail, puoi accedere facilmente a tutte le e-mail della tua banca in un unico posto ogni volta che ne hai bisogno. Con questo trucco, ti mostreremo come condividere le email con etichette specifiche e condividere così la cartella Gmail con altri.

Come condividere una cartella Gmail con altri utenti

Se ti stai chiedendo perché vorresti farlo, è piuttosto semplice. Se stai lavorando a un progetto con più persone e ricevi e-mail ad esso correlate, puoi aggiungere un’etichetta “Progetto” in modo che l’intera cartella Progetto sia condivisa con tutti coloro che ci lavorano. In questo modo, tutti i membri possono accedere alle e-mail. Ecco come farlo.

Passo 1: Avrai bisogno di un’estensione di Chrome di terze parti affinché funzioni. L’estensione si chiama Etichetta Gmail e Condivisione e-mail. Installalo dal link sottostante.

Installa l’etichetta di Gmail e la condivisione e-mail

Nota: L’estensione richiede l’autorizzazione per leggere e modificare i dati dell’e-mail, quindi procedi con cautela. Tuttavia, puoi revocare l’autorizzazione in qualsiasi momento. Quando sei pronto, fai clic su Aggiungi a Chrome.

Aggiungi a Chrome

Passo 2: Seleziona Aggiungi estensione ancora una volta quando richiesto.

Aggiungi estensione

Passaggio 3: Google Chrome visualizzerà l’icona dell’estensione accanto all’immagine del tuo profilo nell’angolo in alto a destra.

Aggiunta estensione Chrome

Verrà visualizzato un popup all’interno di Gmail per creare un account per utilizzare questa funzione. Fare clic su Crea account.

creare un account

Passaggio 4: Scegli l’account Gmail da cui desideri condividere cartelle ed e-mail.

seleziona account gmail

Passaggio 5: Leggere attentamente le autorizzazioni richieste, quindi selezionare Consenti.

consentire il permesso

L’estensione sarà integrata nel tuo account Gmail.

Passaggio 6: Vai alla cartella o all’etichetta che desideri condividere con altri selezionandola dalla colonna di sinistra in Gmail.

seleziona la cartella in gmail

Passaggio 7: Passa il mouse sopra il nome della cartella e vedrai tre punti accanto ad essa. Cliccaci sopra.

impostazioni dell'etichetta

Passaggio 8: Seleziona Condividi tag su CloudHQ.

condividi tag

Passaggio 9: Inserisci gli ID e-mail dei destinatari con cui desideri condividere la cartella, insieme a un messaggio facoltativo.

condividi la cartella in gmail

Passaggio 10: Al termine, fai clic su Condividi tag.

Ora hai condiviso con successo la cartella con tutte le email. Ora, ogni volta che aggiungi questa particolare etichetta a una nuova email, anche le persone con cui l’hai condivisa potranno vederla.

Passaggio 11: Hai messo il tuo granello di sabbia per condividere la cartella. Tuttavia, il destinatario deve anche installare questa estensione per visualizzare la cartella e le email che hai condiviso. Dopo aver completato i passaggi precedenti, il destinatario riceverà un’e-mail in cui si dice che desidera condividere un’etichetta Gmail con te e se desidera accettarla. Fai clic su “Accetta condivisione etichetta Gmail”.

accetta tag di condivisione

Passaggio 12: Successivamente, il destinatario deve collegare il proprio ID e-mail all’estensione seguendo i passaggi 4 e 5 precedenti.

Dopodiché, attendi un po’ che Gmail sincronizzi la cartella.

Passaggio 13: Il destinatario vedrà la cartella condivisa nel pannello di sinistra di Gmail.

Cartella condivisa in Gmail

Clicca sulla cartella e le email condivise saranno visibili.

Come aggiungere un’e-mail a una cartella in Gmail

Ora che sai come condividere la cartella con le e-mail con altri utenti, ecco come puoi aggiungere un’e-mail a una cartella o etichetta particolare in Gmail.

Passo 1: Trova l’e-mail che desideri aggiungere a una cartella e fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa.

Trova la cartella

Passo 2: Passa il mouse sopra Etichetta come.

tagga come

Passaggio 3: Seleziona la cartella in cui vuoi aggiungere l’e-mail. Puoi aggiungere un’e-mail a più cartelle o etichette. Puoi anche creare un nuovo tag, se lo desideri.

Seleziona la cartella

Condividi le tue email con facilità

Potresti voler condividere le tue e-mail con più persone per molteplici motivi. Indipendentemente da cosa sia, puoi utilizzare questo semplice metodo per condividere automaticamente una cartella in Gmail insieme alle e-mail quando le ricevi. Poiché si tratta di una funzione utile, speriamo che Gmail la aggiunga in modo nativo in futuro.