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Come codificare a colori le e-mail in Outlook su Windows

14 de Settembre de 2022

Gli utenti Windows in genere si affidano all’app Outlook per gestire le proprie conversazioni di posta elettronica professionali. Nei fine settimana, puoi pianificare la posta fuori sede in Outlook. Ma per i giorni feriali, dovrai dare la priorità alle tue e-mail per garantire la massima produttività.

Un ottimo modo per separare le tue e-mail in ordine di importanza è utilizzare la funzione Codice colore in Outlook. Questo post mostrerà come codificare a colori le e-mail in Outlook su Windows.

La codifica a colori delle tue e-mail ti aiuta a far risaltare i tuoi contatti essenziali dagli altri. Puoi assegnare un codice colore particolare ai singoli contatti inserendo il loro ID e-mail. Puoi anche codificare a colori le email che ricevi da un dominio specifico. Ad esempio, puoi aggiungere il nome di dominio del tuo posto di lavoro e decidere un codice colore per tutte le email contenenti quel nome di dominio. Puoi anche codificare a colori le email dei tuoi contatti.

E-mail con codice colore in Outlook

Ti mostreremo i passaggi per codificare a colori le tue e-mail in Outlook. I passaggi si applicano agli utenti di Outlook 365, Outlook 2021, 2019 e 2017. Tieni presente che puoi accedere a questa funzionalità solo dall’app desktop o dalla pagina Web di Outlook. Non puoi codificare a colori le tue e-mail utilizzando l’app iOS o Android.

Passo 1: Apri l’applicazione Outlook sul tuo sistema Windows.

Passo 2: Una volta caricate le e-mail, fai clic sull’opzione Visualizza nella barra dei menu in alto.

Passaggio 3: Fare clic su Visualizzazione corrente.

Passaggio 4: Seleziona Visualizza impostazioni dall’elenco delle opzioni.

Passaggio 5: Nella finestra Impostazioni di visualizzazione avanzata, fare clic su Formattazione condizionale.

Passaggio 6: Nella finestra Formattazione condizionale, fai clic su Aggiungi sul lato destro.

Passaggio 7: Assegna alla tua nuova regola di formattazione condizionale un nome che verrà applicato alle email con codice colore.

Passaggio 8: Dopo aver dato un nome, fai clic su Font.

Ora puoi selezionare uno stile, un colore e una dimensione del carattere. Questo si applicherà a tutte le email che appaiono con il codice colore scelto. Puoi anche controllare un campione per lo stesso.

Passaggio 9: Dopo aver selezionato le tue preferenze, fai clic su OK sul lato destro.

Hai selezionato lo stile di aspetto per il tuo codice colore.

Assegna il colore all’indirizzo email

Ora assegneremo l’indirizzo email che apparirà con il codice colore.

Passo 1: Nella finestra Formattazione condizionale, seleziona la regola del codice colore e fai clic su Condizione.

Passo 2: Scrivi l’indirizzo email che vuoi che appaia con il codice colore scelto. Devi usare un punto e virgola per inserire più indirizzi email.

Se vuoi inserire un nome di dominio, aggiungi @ prima di esso.

Passaggio 3: Fare clic su OK per salvare le preferenze.

Passaggio 4: Fare clic su OK anche nella finestra Formattazione condizionale.

Passaggio 5: Infine, fai clic su OK nella finestra Impostazioni di visualizzazione avanzata.

Noterai ora che l’indirizzo e-mail selezionato appare nel codice colore selezionato.

Rimuovi il codice colore dalle e-mail in Outlook

Se desideri rimuovere il codice colore dalle tue e-mail in Outlook, puoi tornare nella finestra Formattazione condizionale. Segui questi passi.

Passo 1: Apri l’app Outlook sul tuo computer Windows.

Passo 2: Una volta caricate le e-mail, fai clic sull’opzione Visualizza nella barra dei menu in alto.

Passaggio 3: Fare clic su Visualizzazione corrente.

Passaggio 4: Seleziona Visualizza impostazioni dall’elenco delle opzioni.

Passaggio 5: Nella finestra Impostazioni di visualizzazione avanzata, fare clic su Formattazione condizionale.

Passaggio 6: Seleziona la regola che hai creato per le email con codifica a colori.

Passaggio 7: Fai clic su Elimina in alto a destra.

Passaggio 8: Fare clic su OK per salvare le modifiche.

Ora noterai che tutti i codici colore selezionati in precedenza scompariranno dalle tue e-mail.

Rimuovi il codice colore da un indirizzo email specifico

Se desideri rimuovere la regola del codice colore per indirizzi email specifici, segui questi passaggi.

Passo 1: Dopo aver selezionato la regola del codice colore, fare clic su Condizione.

Passo 2: Rimuovere l’indirizzo e-mail dalla scheda e fare clic su OK.

Passaggio 3: Fare clic su OK nella finestra Formattazione condizionale per salvare le modifiche.

Dai priorità alle tue e-mail

La codifica a colori delle tue e-mail può aiutarti a separare le conversazioni che non sono molto urgenti e puoi rivederle in un secondo momento. Puoi codificare a colori le tue e-mail relative al lavoro, i compiti del college, gli inviti a feste, le newsletter e altro ancora. Se desideri rispondere rapidamente alle e-mail con codice colore senza perdere troppo tempo, Outlook ti offre la possibilità di creare modelli di e-mail. La creazione di un modello è utile nel caso in cui il contenuto delle e-mail in uscita rimanga lo stesso. Consulta la nostra guida su come bloccare un indirizzo e-mail in Outlook per mantenere la tua casella di posta libera da messaggi promozionali o spam.