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Come assicurarsi che gli ospiti della riunione di Microsoft Teams attendano nella lobby

22 de Marzo de 2022

Microsoft Teams tenta di replicare e migliorare l’esperienza di riunione virtuale per gli utenti. Aiuta a garantire che l’esperienza di riunione virtuale degli utenti abbia poca o nessuna differenza rispetto alle riunioni fisiche. Un esempio di ciò è la funzionalità di lobbying in Microsoft Teams.

In genere, un addetto alla porta controlla l’accesso a una sala riunioni. Ciò impedisce agli ospiti non invitati di entrare o garantisce che gli organizzatori della riunione abbiano abbastanza tempo per sistemarsi prima che altri ospiti si uniscano. La funzione di lobby di Microsoft Teams funziona come una sala d’attesa fisica. Ecco due modi per attivarlo per le tue riunioni virtuali.

Cose da tenere a mente quando si gestisce la lobby di Microsoft Teams

Di seguito sono riportati gli aspetti da tenere a mente quando si tenta di controllare l’accesso degli invitati alla riunione:

  • Per alcune organizzazioni, l’amministratore dell’organizzazione controlla le impostazioni predefinite per i partecipanti alla riunione.
  • In qualità di organizzatore di una riunione, se hai invitato partecipanti della tua organizzazione, potrebbero essere autorizzati a saltare la sala riunioni per impostazione predefinita.

Abilitazione della sala d’attesa modificando le opzioni della riunione

Se l’amministratore della tua organizzazione controlla le impostazioni predefinite per la tua riunione, puoi comunque gestire l’accesso alla tua riunione. Prima dell’inizio della riunione, puoi farlo utilizzando le opzioni della riunione. È così che funziona:

Passo 1: Avvia la tua app Microsoft Teams.

Passo 2: Fare clic sull’icona Calendario nella colonna di sinistra.

Passaggio 3: Fare clic sull’icona Nuova riunione per pianificare una riunione nell’angolo destro.

Fase 4: Aggiungi i partecipanti richiesti e altri dettagli della riunione e invia l’invito.

Passaggio 5: Torna alla visualizzazione del calendario e apri la riunione appena pianificata.

Passaggio 6: Fare clic sulla finestra pop-up per aprire le impostazioni della riunione.

Passaggio 7: Vai alle opzioni nella parte superiore di Microsoft Teams e seleziona Opzioni riunione. Si aprirà una pagina nel tuo browser web.

Passaggio 8: Informazioni sulle opzioni visualizzate per la nuova riunione. Fai clic sul menu a discesa accanto a “Chi può bypassare la lobby?” opzione.

Passaggio 9: Fai clic sulla freccia a discesa per visualizzare un elenco di opzioni e seleziona “Solo io” in fondo all’elenco.

Passaggio 10: Fare clic sul pulsante Salva.

Passaggio 11: Partecipa alla riunione e attendi i partecipanti alla riunione. Quando uno di loro si unisce alla riunione, dovresti ricevere un avviso che ti informa dei partecipanti nella lobby.

Passaggio 12: È possibile fare clic su Ammetti per aggiungerne uno alla riunione. D’altra parte, puoi fare clic su Visualizza lobby per vedere tutti nella lobby.

Passaggio 13: Vai al pannello a destra per vedere tutte le persone nella lobby. Puoi scegliere di ammettere o rifiutare i partecipanti facendo clic rispettivamente su √ (segno di spunta) o × (croce).

Puoi optare per altre impostazioni scegliendo chi bypassa la lobby. Ad esempio, se scegli Persone che invito, solo queste persone possono ignorare la lobby per quella riunione.

Attivare la sala d’attesa modificando le impostazioni dei partecipanti

Se dimentichi di modificare le opzioni della riunione prima di iniziare una riunione, non preoccuparti. Puoi comunque limitare l’accesso ad altri ospiti. Tutto quello che devi fare è modificare le impostazioni dei partecipanti durante la riunione. È così che funziona:

Passo 1: Nella finestra della riunione di Teams, sposta il cursore a destra e fai clic sul pulsante con i tre puntini di sospensione, noto anche come Altre azioni.

Passo 2: Fai clic su Opzioni riunione e questo dovrebbe aprire un nuovo pannello nella finestra della riunione.

Passaggio 3: Informazioni sulle opzioni visualizzate per la nuova riunione. Fai clic sul menu a discesa accanto a Chi può bypassare la lobby?

Fase 4: Fare clic sulla freccia a discesa per visualizzare un elenco di opzioni e selezionare Solo io.

Passaggio 5: Fare clic su Salva.

Passaggio 6: Torna alla tua riunione e i nuovi partecipanti ora aspetteranno nella lobby. Quando qualcuno di loro si unisce alla riunione, dovresti ricevere un rapido avviso dai partecipanti nella lobby.

Passaggio 7: È possibile fare clic su Ammetti per aggiungerne uno alla riunione. D’altra parte, puoi fare clic su Visualizza lobby per vedere tutti nella lobby.

Passaggio 8: Vai al pannello a destra per vedere tutte le persone nella lobby. Puoi scegliere di ammettere o rifiutare qualsiasi partecipante facendo clic rispettivamente su √ (segno di spunta) o × (croce).

Download della partecipazione alle riunioni dei team

Se sono presenti più persone nell’elenco degli inviti alla riunione, può essere difficile tenere traccia di chi ha partecipato. Per risparmiarti il ​​fastidio di prendere appunti mentali, puoi scaricare Teams Meeting Attendance durante e dopo la riunione.