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I 10 migliori elenchi Microsoft, suggerimenti e trucchi per utilizzarlo in modo efficiente

7 de Marzo de 2022

Oltre alle app per la produttività come Teams, OneNote e Office, Microsoft offre anche software di gestione di database/progetti chiamato Microsoft Lists. Inizialmente limitato agli utenti di Microsoft 365 Enterprise ed Education, l’azienda accetta anche utenti generici per l’app. Se vuoi fare un tentativo, ecco i migliori suggerimenti e trucchi degli elenchi Microsoft per diverse attività, come elenco di controllo per un’esperienza di onboarding fluida.

1. Usa i modelli

Hai due opzioni per creare elenchi in Microsoft Lists: iniziare da zero o utilizzare uno dei modelli integrati. Dall’inizio di Microsoft Lists, fai clic su Nuovo elenco e scegli uno dei modelli predefiniti.

A seconda del tuo utilizzo o delle tue preferenze, puoi selezionare un modello come il monitoraggio dei problemi, le richieste di viaggio, la pianificazione dei contenuti, ecc. A differenza di Notion, non c’è modo di rivedere i modelli creati dalla community negli elenchi di Microsoft.

Dopo aver selezionato un modello, fai clic su Usa modello e sei pronto per usarlo nel tuo account.

2. Personalizza la tua lista

Quando si tratta di dozzine di elenchi negli elenchi Microsoft, è importante personalizzarli in modo da non avere difficoltà a trovare un elenco pertinente.

Quando crei un nuovo elenco, puoi assegnargli un nome univoco, una descrizione e scegliere un colore e un’icona. Le opzioni sono limitate, ma è comunque migliore di rivali come Trello.

3. Aggiungi nuovi elenchi di articoli

A seconda del modello selezionato, hai diverse opzioni per aggiungere una voce a Microsoft Lists.

Premi il pulsante Aggiungi nuovo elemento in alto e si aprirà un menu per aggiungere dettagli su attività/problemi come titolo, descrizioni, stato, data di scadenza, data di pubblicazione, URL pubblicato e altro.

4. Crea una nuova vista

Puoi anche visualizzare le voci aggiunte in formato Calendario e Galleria. È così che.

Passo 1: Fai clic sull’icona + in alto e si aprirà il menu Crea vista.

Passo 2: Seleziona Calendario o Galleria dal menu Mostra come.

Premi il pulsante Crea in basso e sarai in grado di controllare la nuova vista dal menu a tre punti.

5. Modifica le voci direttamente

Per impostazione predefinita, Microsoft Lists disabilita direttamente la modifica degli elenchi. È necessario selezionare un elenco e fare clic sull’icona di modifica in alto per apportare modifiche. Può richiedere molto tempo. Invece, puoi fare clic su “Esci dalla visualizzazione griglia” e aggiungere direttamente nuove voci e modificare quelle esistenti.

6. Aggiungi una nuova colonna

A seconda del modello selezionato, gli elenchi verranno forniti con le colonne necessarie. Puoi scorrere orizzontalmente e fare clic sull’opzione Aggiungi colonna per selezionare il tipo di colonna che desideri aggiungere agli elenchi.

È possibile selezionare una singola riga di testo, più righe di testo, numero, sondaggio Sì/No, Persona e altro.

Puoi anche selezionare le colonne esistenti e fare clic sul pulsante freccia giù per rimuoverle.

7. Preferito un elenco

Quando si lavora con più progetti, rilevatori di problemi e altri database, può essere difficile trovare un elenco che stai cercando.

Dall’inizio di Microsoft Lists, fai clic sull’icona a forma di stella nella parte superiore dell’elenco e il software lo aggiungerà ai preferiti. Ora puoi accedervi facilmente dal menu Preferiti separato.

8. Modifica una colonna

Vuoi modificare una colonna esistente con maggiori dettagli? Puoi farlo facilmente dal menu Modifica colonna.

Prendiamo come esempio la colonna Stato e la modifichiamo nell’elenco.

Passo 1: Fare clic sull’icona della freccia giù accanto alla colonna Stato.

Passo 2: Vai su Impostazioni colonna e seleziona Modifica.

Passaggio 3: Puoi aggiungere un nuovo nome, descrizione, modificare il tipo di colonna e persino apportare modifiche alle opzioni esistenti.

Puoi anche espandere il menu di più opzioni e consentire la selezione di più opzioni per le colonne. Premi il pulsante Salva per applicare tutte le modifiche.

9. Condividi un elenco

Mentre Microsoft Lists è ottimo per uso personale e può essere utilizzato con i membri del team. Puoi tenere traccia di problemi, risorse, routine, contatti, inventario e altro con la collaborazione di altri.

Dall’inizio di Liste, fai clic sul menu a tre punti e seleziona Condividi. Puoi condividere un collegamento al progetto e persino accedere al menu delle impostazioni del collegamento per apportare modifiche.

Dal menu delle impostazioni del collegamento, puoi aggiungere elementi di modifica, impostare date di scadenza e persino impostare una password per impedire l’accesso non autorizzato all’elenco.

10. Esporta in CSV

Se desideri modificare l’elenco esistente in Microsoft Excel o condividere l’intero elenco in formato CSV, fai clic su Esporta in CSV e il browser scaricherà l’elenco come file CSV.

Crea e gestisci database negli elenchi Microsoft

In Microsoft Lists per i consumatori mancano ancora elementi preziosi come le regole per l’automazione degli elenchi di creazione e l’accesso alle app mobili. È disponibile solo per gli utenti Education ed Enterprise.

Microsoft Lists colma un’importante lacuna nell’ecosistema Microsoft 365. Non è più necessario fare affidamento su app come Trello o Notion per creare database o gestire progetti. Puoi fare tutto in Liste utilizzando la sua stretta integrazione con le app di Office. Come prevedi di utilizzare gli elenchi Microsoft? Condividi le tue idee nei commenti qui sotto.